God e-kalenderadfærd
HvidovreBibliotekerne har vedtaget klare retningslinjer for medarbejdernes brug af kalenderen i Outlook ...

Da kalenderen betragtes, som en fælles ressource for hele kommunen, skal hver enkelt medarbejder føre sin egen kalender, således at der skabes et grundlag for, at vi kan stole på de oplyser, som vises i mødeplanlægningen. Dette betyder, at bibliotekets brug af fælles kalendere kun er til at registrere aktiviteter, som fx udstillinger o.lign.

Det er bibliotekets håb ved at sætte fokus på vores registrering af ledig/optaget status, at der kan skabes en forenkling af mødeplanlægningen, som gør hverdagen meget lettere. Med andre ord ønsker vi, at udnytte de værktøjer, som Outlook tilbyder ved en mødeplanlægning.

Brug af ledig/optaget-status
Indstillingen i denne boks viser, hvordan ens tid bliver vist overfor andre, når de ønsker at lave en aftale med dig. Dette kaldes din ledig/optaget-status. Man har mulighed for at sætte følgende ledig/optaget-status:

Optaget Er standardindstillingen. Det er kendetegnet ved en mørkeblå farve og betyder, at du er optaget. Du er normalt ikke ledig undtagen i nødstilfælde (se ”Ikke til stede”, hvor Optaget er yderligere beskrevet)
 
Ledig Er kendetegnet ved sin hvide farve, og betyder, at selv om du har en opgave i kalenderen, er du stadig tilgængelig for andre aftaler
 
Foreløbig Kendetegnes ved blå og hvide striber, og betyder, at du muligvis er optaget, men at aftalen endnu ikke er bekræftet
 
Ikke til sted

Kendes ved sin violette farve, og er den mest tvetydige af de fire valgmuligheder.

Vi har besluttet, at ”ikke til stede” betyder, at du overhoved ikke er til at få fat i, og derfor ikke kan deltage i et møde.

Bruges til at tilkendegive, at du ikke er på arbejde, ved skiftende vagter indenfor tidsrummet 8 til 16.

Arbejdstiden
Når en dags arbejdstid starter senere end kl. 9, skal vi sætte en aftale i kalenderen med emnet ”Fri” og ”Ikke til stede”-status. Det er typisk, hvor man møder senere for at have vagt om aftenen.

Når en dags arbejdstid starter mellem kl. 8 og 9, er det valgfrit at sætte en aftale i kalenderen med ”Ikke til stede”-status for tiden indtil kl. 9.

Vagter
Når vi har vagt i biblioteket skal vi sætte en aftale i kalenderen med emnet ”Vagt”:

  • For vagter i aftentimerne og week-ends skal vi sætte ”Optaget”-status.

  • For vagter i dagtimerne vælger den enkelte afdeling om status skal være ”Optaget” eller ”Foreløbig”.

Brug af kategorier
HvidovreBibliotekernes ønsker, at styrke medarbejdernes brug af de mange praktiske planlægningsværktøjer, som findes i Outlook. Ledelsen har derfor reserverer følgende farver og kategorier:

Farve Navn
Grå Fri
Gul Vagt
Mørkerød A-opgave
Mørkegrøn B-opgave
Mørkeorange C-opgave
Mørkeblå D-opgave