Vær opmærksom på det sprog og den tone du bruger i e-mail. E-mails kan virke mere uformelle end papirpost, og man kommer let til at skrive i noget der minder om talesprog. Her skal du huske, at man mangler tonefald og kropssprog i forhold til talesproget, og derfor kan udsagn komme til at lyde mere bombastiske, end man egentlig mente dem. Husk både på dette, når du skriver e-mails, og når du læser dem – så er der større chance for at undgå misforståelser.

E-mails videresendes ofte til andre, og du har ikke selv kontrol over, hvem der ser de e-mails, du sender. Vær derfor opmærksom på ikke at få skrevet noget, der ikke egner sig til videresendelse, eller gør tydeligt opmærksom på, at e-mailen ikke bør videresendes.

Overvej nøje, når du vil sende en intern mail, om det er nødvendigt, spild af tid eller om oplysningerne allerede findes elektronisk. Vi bruger uforholdsmæssigt lang tid på at læse, tænke over og besvare e-mails, der kunne være klaret langt hurtigere og mere effektivt ansigt til ansigt, på chat eller ved at flytte kommunikationen ind i vores ESDH-system.

Skriv altid en sigende beskrivelse i emnefeltet. På den måde hjælper du modtageren med at kunne overskue sin postkasse.

Brug markering for vigtighed og kvittering med omtanke. Hvis du altid markerer e-mails med prioriteten høj, mister det troværdigheden. Brug kun kvittering, når du er parat til at bruge tid på de kvitteringer, du får retur i din indbakke.

Du bør oprette en signatur med navn, telefonnummer og afdeling. Med mindre du har meget gode, arbejdsrelevante grunde til at anvende et andet design for signaturen, skal du altid anvende HvidovreBibliotekernes standardsignatur ved eksterne mails.

Begræns brugen af cc. Cc betyder, at mailen er til orientering, og at modtageren ikke forventes at reagere på den. Tænk en ekstra gang over, om cc-modtagerne virkelig har behov for at være informeret om mailens indhold på nuværende tidspunkt.

Bcc bør kun bruges i helt særlige situationer, hvor det er vigtigt at bcc-modtageren er orienteret, og hvor det er uhensigtsmæssigt at den egentlige modtager kan se, at e-mailen også er sendt til bcc-modtageren. Undtagelsen fra dette er masseforsendelser, hvor alle modtagere bør stå i bcc, så e-mailadresser ikke afsløres.

Brug af distributionslister med omtanke. Brug dem kun, hvor alle på distributionslisten har behov for at kende indholdet af e-mailen. Som udgangspunkt bør der ikke sendes e-mails med privat karakter til distributionslister.

Brug udløbsdato på e-mails, der kun er relevante i en bestemt periode. På den måde kan modtageren se på e-mailen, om den stadig er relevant. Særligt i ferieperioder kan dette være en hjælp til kollegerne.

Vær opmærksom på at sende vedhæftede filer i et format, som modtageren kan læse. Filer, der ikke efterfølgende skal redigeres af modtageren, bør altid sendes i .pdf-format, hvis det er muligt.

Hvis du modtager en fil, der ser mærkelig ud, så kontakt It. Computervirus kan modtages via e-mail, og det er bedre at være lidt for forsigtig, end at lukke virus ind på kommunens netværk.