| Administrative rutiner er i forbindelse med
indførelse af dokumenthåndtering et yderst
interessant område.
Vi har god erfaring med at dele disse rutiner op i to niveauer:
- Fælles administrative rutiner (hele organisationen)
- Lokale administrative rutiner (afdeling)
Vise fælles administrative rutiner findes i det vi kalder den "grå
zone".
Den "grå zone" er ikke relateret til nogen bestemte
personer, hvilket gør det lettere at ændre arbejdsgange. Der er således
store muligheder for effektiviseringer i denne zone.
Eksempler på opgaver der bliver løst i denne zone kan være: ind- og
udgående post, nyhedsbreve, kantinen, lokalebestilling, personale relateret
funktioner som nøgler, flex, feriekort med mere. Ændringer af disse
arbejdsgange vil hurtigere blive accepteret, da få personer har direkte
ejerandel, men en masse medarbejderne oplever at hverdagen faktisk bliver
lettere.
Omvendt er administrative rutiner, hvor ”ildsjæle” har anvendt
ressourcer og energi til at opbygge disse rutiner meget svære at flytte.
Et godt eksempel er journaliseringen (den måde vi finder virksomhedens
dokumenter på). Alle kan sikkert blive enige om, at det er spild af
ressourcer hvis f.eks. 6 afdelinger hver især opbygger deres rutiner til
at journalisere på - eller værre endnu: Hvis hver medarbejder gør det på
sin egen måde.
|
