Link til forsiden  

Dokumenter og viden

 

Administrative rutiner

Administrative rutiner er i forbindelse med indførelse af dokumenthåndtering et yderst interessant område. 

Vi har god erfaring med at dele disse rutiner op i to niveauer:

  • Fælles administrative rutiner (hele organisationen)
  • Lokale administrative rutiner (afdeling)

Vise fælles administrative rutiner findes i det vi kalder den "grå zone".

Den "grå zone" er ikke relateret til nogen bestemte personer, hvilket gør det lettere at ændre arbejdsgange. Der er således store muligheder for effektiviseringer i denne zone.

Eksempler på opgaver der bliver løst i denne zone kan være: ind- og udgående post, nyhedsbreve, kantinen, lokalebestilling, personale relateret funktioner som nøgler, flex, feriekort med mere. Ændringer af disse arbejdsgange vil hurtigere blive accepteret, da få personer har direkte ejerandel, men en masse medarbejderne oplever at hverdagen faktisk bliver lettere.

Omvendt er administrative rutiner, hvor ”ildsjæle” har anvendt ressourcer og energi til at opbygge disse rutiner meget svære at flytte.

Et godt eksempel er journaliseringen (den måde vi finder virksomhedens dokumenter på). Alle kan sikkert blive enige om, at det er spild af ressourcer hvis f.eks. 6 afdelinger hver især opbygger deres rutiner til at journalisere på - eller værre endnu: Hvis hver medarbejder gør det på sin egen måde.